W 2025 roku wszystkie nowo instalowane urządzenia fiskalne w Polsce muszą spełniać wymagania dotyczące pracy w trybie online. Oznacza to, że drukarki fiskalne – podobnie jak kasy – muszą być wyposażone w funkcjonalność umożliwiającą bezpośrednią komunikację z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową. Przedsiębiorcy planujący zakup lub wymianę urządzenia powinni dobrze znać aktualne przepisy oraz wymagania techniczne, by uniknąć kar i niepotrzebnych problemów.
Podstawowym wymogiem dla drukarek fiskalnych online jest stałe połączenie z internetem, które pozwala na automatyczne i cykliczne przesyłanie danych o dokonanych transakcjach do CRK. Urządzenie musi być wyposażone w odpowiedni interfejs komunikacyjny – najczęściej port LAN, moduł Wi-Fi lub modem GSM. W przypadku braku możliwości zapewnienia stałego dostępu do internetu, fiskalizacja nie będzie możliwa. Przedsiębiorca musi również zadbać o bezpieczeństwo tego połączenia oraz stabilność działania sieci.
Kolejnym wymogiem jest obowiązkowe generowanie elektronicznej kopii paragonów, która zastąpiła tradycyjną kopię papierową. Dzięki temu drukarka fiskalna online przechowuje wszystkie dane w formacie cyfrowym, co ułatwia ich archiwizację i ewentualne kontrole. Ważne jest, aby urządzenie posiadało odpowiednią pamięć chronioną oraz możliwość zdalnego aktualizowania oprogramowania.
Od 2025 roku wciąż obowiązuje także konieczność drukowania paragonów zgodnie z ustalonym formatem, zawierającym m.in. NIP nabywcy (na żądanie), oznaczenia GTU dla niektórych grup towarowych, a także informacje o kasjerze i dacie transakcji. Drukarka fiskalna musi być zintegrowana z systemem sprzedaży w taki sposób, by automatycznie przekazywać dane i zapewnić zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Ostatnią istotną kwestią jest certyfikacja. Każda drukarka fiskalna online musi posiadać homologację Głównego Urzędu Miar (GUM), co potwierdza jej zgodność z obowiązującymi normami. Przed zakupem urządzenia warto sprawdzić, czy znajduje się ono na liście dopuszczonych do użytku.
Podsumowując, wybierając drukarkę fiskalną online w 2025 roku należy zwrócić uwagę na możliwość łączności z CRK, generowanie elektronicznej kopii paragonów, zgodność z aktualnymi przepisami, możliwość integracji z systemem sprzedaży oraz posiadanie homologacji. Wymagania te mogą wydawać się złożone, ale ich spełnienie zapewnia bezpieczeństwo prawne i komfort codziennej pracy.
Sprawdź: Kasy fiskalne Kraków